Tegenwoordig is het heel gebruikelijk om tijdens je dienstverband opleidingen en cursussen te volgen. Werkgevers kennen zelfs geregeld hele opleidingsprogramma’s om hun werknemers up to date te houden, of voor te bereiden op veranderingen in de toekomst. Het is zowel in het belang van de werkgever als de werknemer inzetbaar te zijn en te blijven. Voor werkgevers zal het dan natuurlijk vooral draaien om de inzetbaarheid binnen de eigen organisatie. Het volgen van een opleiding betekent echter ook kosten. Met een goed studiekostenbeding kan de werkgever van een werknemer eisen om gemaakte studiekosten terug te betalen. En daarmee wellicht voorkomen dat een werknemer, snel na het afronden van zijn opleiding ontslag neemt om ergens anders te gaan werken. 

Welke studiekosten kunnen voor terubetaling in aanmerking komen?

In het arbeidsrecht wordt hier wel een onderscheid gemaakt tussen studiekosten in enge zin en in ruime zin. Bij de term studiekosten in enge zin gaat het dan om kosten, die aan de school of het instituut moeten worden betaald (bijvoorbeeld collegegeld) of die gemaakt moeten worden voor de aanschaf van studiemateriaal (boeken, software e.d.). Bij studiekosten in ruime zin gaat het om betaald loon over de periode dat de werknemer niet kon werken, omdat hij zijn opleiding moest volgen of daarvoor moest studeren.

Wat is een studiekostenbeding?

Dit is een beding (bepaling) waarin staat dat de werknemer (een deel van) door de werkgever betaalde kosten van een door de werknemer gevolgde opleiding of cursus moet terugbetalen als de arbeidsovereenkomst binnen bepaalde tijd eindigt of niet wordt voortgezet. Zo’n beding kan staan in de arbeidsovereenkomst, een aparte studieovereenkomst, personeelsreglement, maar bijvoorbeeld ook in de toepasselijke cao. Het beding kan beschrijven dat het alleen gaat om de studiekosten in ruime zin en/of de studiekosten in enge zin.

Welke regels gelden bij een studiekostenbeding?

De regels rondom studiekostenbeding zijn niet expliciet in de wet terug te vinden, maar wel in de jurisprudentie ontwikkeld (Muller/Van Opzeeland, HR 10 juni 1983, NJ 1983, 796).

1. In beginsel moet uit het beding blijken wat de “baat-periode” is. De baat-periode is de periode gedurende welke de werkgever baat heeft bij de verworven kennis en vaardigheden door de gevolgde opleiding of cursus. Alleen gedurende deze periode kan de werkgever betaalde kosten terugvragen van de werknemer.

2. De terugbetalingsverplichting moet geleidelijk verminderen naar evenredigheid van het voortduren van de arbeidsovereenkomst tijdens de baatperiode (“glijdende schaal”).

3. Daarbij moet rekening worden gehouden met bijzondere wettelijke bepalingen, die grenzen kunnen stellen aan een studiekostenbeding. Hier moet met name worden gedacht aan de Wet Minimumloon en Minimumvakantiebijslag.

4. De gevolgen van het studiekostenbeding moeten aan de werknemer duidelijk zijn toegelicht. Uit dit “kenbaarheidsvereiste” volgt als hoofdregel dat het studiekostenbeding schriftelijk moet zijn aangegaan en dat de werknemer er ook voor moet hebben getekend.

5. Het initiatief tot het ontslag moet gelegen hebben bij de werknemer, niet de werkgever. Dit volgt, althans als vuistregel, uit de toetsing aan de redelijkheid en billijkheid van het inroepen van het studiekostenbeding door de werkgever.

Let op bij het studiekostenbeding

Het is dus zaak te zorgen voor een schriftelijk overeengekomen beding dat voldoet aan deze voorwaarden en tekstueel glashelder is. Een voorbeeld voor de glijdende schaal is dat in het beding staat dat de werkgever de studiekosten alleen mag terugvorderen indien de werknemer binnen drie jaar na het volgen van de opleiding ontslag neemt. Elke maand neemt het terug te vorderen bedrag dan met 1/36 af. Een regeling met een 80%, 50% en 20% terugbetalingsverplichting verspreid over 3 jaar is een ander voorbeeld.

Vragen over het studiekostenbeding? Neem contact met ons op!